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医院基建工程档案的建设和利用

2017-11-06 08:00:08    作者:admin    www.5alw.com
【摘要】目的 基建工程档案是高校基本建设管理中一项重要的管理内容,随着高校基本建设规模的不断扩大和因改善办学条件而出现的旧房改造翻新,对基建工程档案管理的要求日益提高。文章阐述了基建工程档案的特点和组成的内容,分析了基建工程档案在高校发展和基建管理中的重要作用;指出了基建工程档案建设的要求和重复利用的方法。
【关键词】高校 基建工程档案 基建管理
        基建工程档案也称工程建设档案,是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的、有保存和利用价值的竣工图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关经济技术资料。它是工程建设及竣工验收、交付使用的必备条件,也是对工程进行管理、改建、扩建、修缮的重要资料。随着医院基建工程的迅速发展,基础设施建设不断完善,基建工程档案作为一个独立的档案管理门类,也越来越受到医院档案管理部门的重视,搞好基建工程档案建设,提高档案的实用价值显得非常重要。
        1    医院基建工程档案特点
        医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体,围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生,并被传送到相关的部门和资料的需要者,形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征--价值性、滞后性、共享性外,还具有工程技术个性特征,它具有原始数据来源的分散性,加工处理的多样性和其时间、空间的差异性,以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性[1]。
        基建工程档案和其它科技档案一样具有两个属性,一是具有使用价值,二是其本身就是一种科技信息。利用基建工程档案可以提高办事效率,节省人力、物力、财力,缩短设计、施工、结算周期;同时为医院的基建提供有价值的信息,为领导的决策提供有力的依据。只有充分了解和认识医院基建工程档案的价值,才有可能从实际出发,进行具体分析,发现其使用价值,充分发挥基建工程档案的社会效益和经济效益,更好地为医院教育和科研服务。
        2    医院基建工程档案的构成
        医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成[2]。根据基建档案形成的特点,为了保证档案的完整性、可靠性和系统性,应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书,可行性研究报告,批准的立项报告,土地征用、拆迁补偿文件,批准的医院规划图,有关部门测绘的地形图、用地红线图,以及开工前必须的各种文件,如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同,地质勘探资料,施工图纸,图纸会审记录,设计修改通知、竣工图纸等。③工程施工档案包括开工报告,施工组织设计,技术交底,隐蔽工程验收记录,混凝土工程施工记录,主体结构验收记录,钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告,工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。④工程竣工结算经济档案包括招标文件,中标通知书,投标文件(或工程概、预算书),竣工结算审核书,工程量计算书,审计报告和审计工作底稿等。⑤工程后期维修、装修、改造档案包括改造翻修图纸或文字叙述的简单维修、装修内容,招投标文件,工程结算审核书,工程量计算书,审计报告和审计工作底稿等。
        3   医院基建工程档案的作用
        要搞好医院基建工程档案的建设,首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用,建档的目的是为医院的建设和发展服务,档案离开了“作用”其价值就无从体现。
        3.1 对同类工程设计具有重复利用和参考价值 医院基建工程档案是从过去建院过程中形成的各种文件、凭证、函件、图纸、工程预算、竣工结算和各项记录等技术资料转化而来,它客观地记载了当时的历史情况,反映医院基本建设的完整过程。尤其是工程设计档案的最大特点是可以重复利用,这是基建工程档案通用性强的特征决定的,例如一些医技楼,
        病房楼、门诊楼和道路等都可以略加修改重复使用或借鉴以往的施工图。基建工程设计档案一般已经过了施工考验,承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料,不仅可以加快速度,还可以提高设计质量减少设计成本[3]。
        3.2 对日常维修具有参考借鉴和利用价值 高校基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用,档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报,维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案,基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整,就是一份准确的投资估算;利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明,就是一套完整的维修施工图纸;利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿,维修工程价款结算可以做到快速准确。地下管网的改造、维修和新建工程地基开挖,更离不开基础设施工程档案,学校基础设施的维护与管理需要基建档案提供详细信息。
        4   医院基建工程档案的建设
        医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用,必须搞好基建工程档案的建设,要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作El程上,需要做好以下几个方面的工作。
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